Fatturazione elettronica: da obbligo a opportunità 
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Venerdì 03 Luglio 2009

Bisogna intendersi bene quando si parla di fatturazione elettronica, la confusione è molta e spesso gli stessi addetti ai lavori non ne comprendono appieno la definizione, le caratteristiche, le funzionalità. Oggi tutte le fatture vengono formate tramite uno strumento informatico, tipicamente il software gestionale utilizzato da ogni azienda e possono essere anche inviate per posta elettronica ai propri clienti o con le stesse modalità ricevute dai propri fornitori. Non per questo possiamo parlare di fatturazione elettronica così come previsto per esempio dalla normativa italiana ed europea. Per fattura elettronica si intende il documento informatico, predisposto in forma elettronica, secondo specifiche modalità che garantiscano l’integrità dei dati contenuti e l’attribuzione univoca del documento al soggetto emittente, senza provvedere alla stampa su supporto cartaceo. E siccome si tratta anche di un documento informatico fiscalmente rilevante non deve presentare codici eseguibili o macroistruzioni. Anche la fattura analogica (cartacea) può essere formata tramite uno strumento informatico e inviata con strumenti elettronici, ma le parti dell’operazione (fornitore e cliente) hanno l’obbligo di materializzare il documento informatico su supporto cartaceo, che costituisce l’originale della fattura. In questo caso la materializzazione è necessaria in quanto il documento è privo dei requisiti (riferimento temporale e firma elettronica qualificata) che caratterizzano invece la fattura elettronica e ne garantiscono la data certa e l’immodificabilità del contenuto. La fattura elettronica per essere tale per entrambi i soggetti, emittente e ricevente, deve prevedere un accordo fra le parti, in mancanza di tale accordo la fattura resta elettronica solo per l’emittente mentre è sempre analogica per il ricevente il quale, dopo averla ricevuta, dove sempre stamparla ed archiviarla in formato cartaceo, pena la nullità ai fini civilistici e fiscali. Per attuare la fattura elettronica è sufficiente modificare il software di fatturazione utilizzato dall’impresa emittente , apporre la marcatura temporale, firmare le fatture con una firma elettronica certificata che le renda riconoscibili e immodificabili. Per completare il ciclo si deve infine effettuare la conservazione sostitutiva dei documenti emessi.
Dal lato passivo, cioè le fatture ricevute dal fornitore, se queste sono elettroniche, così come già definite, la loro dematerializzazione in luogo della stampa si ottiene, come per quelle attive, con il sigillo della firma elettronica, Se invece arrivano in formato cartaceo o per e-mail senza la fatturazione elettronica, queste vanno scansionate e sottoposte al processo di conservazione sostitutiva.

OBIETTIVI PER L’IMPRESA E L’AMMINISTRAZIONE STATALE
Sotto il profilo economico-finanziario si ha:
1) L’abbandono della carta per quanto riguarda la documentazione contabile/fiscale, compresi registri, libri contabili ecc.
2) Innovazione dei processi gestionali attraverso la limitazione o l’abolizione di alcune fasi del trattamento del dato (riduzione delle operazioni di data-enter, archiviazione, riconciliazione…).
Sotto l’aspetto organizzativo invece tutti i dati sono immediatamente fruibili e condivisi all’interno dell’azienda o in una visione di gruppo e all’interno dell’Amministrazione statale.

MIGLIORAMENTO DEI RAPPORTI CON TERZE PARTI
In particolare sul piano relazionale e della trasparenza amministrativa, grazie alla possibilità di poter disporre immediatamente e con il minimo sforzo di informazioni.
Inoltre, ma non di secondaria importanza l’adozione della fatturazione elettronica consente allo Stato di San Marino di allinearsi alla normativa europea, alle imprese sammarinesi che forniscono la Pubblica Amministrazione italiana di garantire il pieno rispetto della normativa che ha reso obbligatorio l’utilizzo della fatturazione elettronica nei confronti dell’Amministrazione dello Stato e degli Enti pubblici italiani a partire da gennaio 2010.

FATTURAZIONE ELETTRONICA E BANCHE
La fatturazione è parte centrale di un processo più esteso che va dall’allineamento dei dati commerciali alla riconciliazione dei pagamenti. Nel caso di un’adozione di formati standard per l’invio delle fatture già messo a punto durante gli ultimi 3 anni da Assosoftware e l’associazione CBI per il corporate interbancario, si avrebbero dati direttamente elaborabili. E questo permetterebbe all’acquirente l’utilizzo delle informazioni per attivare un’operazione di pagamento. La banca incaricata del pagamento esegue l’operazione mantenendo i riferimenti presenti nella fatture emessa. La banca di accredito riceve le somme con indicazione del-l’operazione commerciale sottostante. Dopo di che il venditore riceve la comunicazione di un avvenuto accredito con le informazioni relative alla transazione commerciale; in questo modo il venditore riesce a riconciliare automaticamente il pagamento con la fattura emessa e il cerchio si chiude. Il cambiamento di preannuncia epocale e si dovranno superare barriere e resistenze identificate in due filoni principali: esterne, dovute alla normativa e all’adozione e governo di un progetto forte; interne all’Amministrazione statale ed alle imprese, dovute alla scarsa consapevolezza del valore, alla resistenza tipica alle innovazioni dei processi e alla resistenza alla collaborazione fra le parti. Ma è una strada segnata dalla tecnica e dal mondo moderno.
Bonfiglio Mariotti

 

(Bonfiglio Mariotti è il direttore generale di Data Print Grafik s.a. di Faetano - www.dataprintgrafik.it - la cui divisione informatica è stata una delle prime realtà ad occuparsi di dematerializzazione dei documenti. Con ArchiviOK, il prodotto di punta dell’azienda, vengono archiviati ogni anno in Italia 3,8 milioni di cedolini paga, 3,5 milioni di fatture, 3 milioni di bolle d’accompagnamento e 4,2 milioni di dichiarazioni dei redditi. Mariotti è presidente di Assosoftware, l’associazione della Confindustria che riunisce tra le più importanti aziende informatiche italiane; è inoltre delegato di Confindustria Servizi Innovativi e Tecnologici a tutti i tavoli istituzionali - Agenzia delle Entrate, Cnipa, ecc. - per la dematerializzazione nella Pa).