Il mio ERP in azienda: per avere “il controllo del timone in ogni situazione atmosferica”
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Mercoledì 24 Giugno 2020

Enrico Gaudenzi new

 

di Enrico Gaudenzi *

 

Fin da quando è nato, negli anni '70, il sistema informatico gestionale ha sempre avuto il compito di semplificare e ottimizzare i processi aziendali. Oggi sarebbe oneroso non ricorrervi anche per le più piccole imprese, perché tutti hanno bisogno di organizzare le informazioni e di documentare il proprio business rispettando la normativa nazionale ed internazionale. Tradizionalmente, è un database con un kit di applicazioni che raccoglie le informazioni le elabora e le archivia. Ma un Enterprise resource planning (letteralmente "pianificazione delle risorse d'impresa", spesso abbreviato in ERP) è molto di più: integra tutti i processi di business rilevanti di una azienda e tutte le funzioni aziendali. Anche se non esiste un software di soluzione completo per tutti i processi, la tecnologia ERP sta progredendo per coprire molte funzioni e trasversalmente aumentare la produttività.

Gli ERP di seconda generazione consentono al software centrale dell'impresa di dialogare in modo semplice e immediato con tutta la filiera produttiva e commerciale: clienti, agenti, tecnici, fornitori e filiali. Inoltre oggi sono disponibili in cloud cioè senza i costi e l'impegno di un hardware fisicamente presente in azienda, che invece viene

delocalizzato presso un fornitore. Rispetto ad un normale software gestionale è parte integrante del flussi organizzativi dell'azienda: li controlla, li gestisce e propone cosa fare quando è consigliabile eseguire certe attività. Ad esempio, può proporre cosa e quando acquistare, da quali fornitori, e cosa e quando lanciare in produzione. Come sceglierlo e quando ne ho bisogno o va cambiato?

Essendo un investimento di medio lungo termine (in genere 10 anni) vanno valutate le funzioni, i costi e i tempi di implementazione, il ritorno dell'investimento. Ne ho bisogno se l'attuale software pone dei limiti alla mia espansione sul mercato, se ho troppi sistemi diversificati o se non soddisfo la clientela ed il mio team in termini di mobilità. Un ERP calato nella realtà sammarinese può fare la differenza: nell'area Finance la monofase si presta ad essere gestita da un sistema che automatizza la rilevazione contabile, il calcolo delle aliquote e anche la creazione dei report per la presentazione al Tributario. Anche per la valorizzazione del magazzino ci sono diversi meccanismi che consentono di evidenziare il costo con e senza monofase e studiarne le dinamiche in tempo reale. Stessa distinzione può essere fatta per gli ammortamenti e per la compilazione del registro beni ammortizzabili. Per non parlare della contabilità generale: un piano dei conti studiato per dare risposte concrete alle richieste di un imprenditore con l'ERP giusto può far risparmiare tempo e denaro. Utilissimo anche per sostituire la compilazione dei registri obbligatori, soprattutto per gli operatori economici che svolgono attività di esportazione o di importazione non definitiva di beni: ad esempio le lavorazioni oppure i conti deposito.

Altre soluzioni offrono modi per gestire i dati aziendali e semplificare la gestione dei dipendenti, quali buste paga o assunzioni. E' poi possibile tenere traccia delle performance dei dipendenti e identificare i problemi delle risorse umane prima che si verifichino. Nell'area Paghe i più moderni ERP ricevono i tracciati creati nell'elaborazione dei cedolini e li importano in contabilità, allineandosi con le aliquote ISS, FSS e FONDISS. Altrettanto semplice da gestire è poi il calcolo delle provvigioni agenziali e delle relative contribuzioni a carico mandante e agente diviso per area o per famiglia di prodotto. La reportistica relativa al flusso attivo è di prassi gestita in diverse forme e permette un confronto con lo storico e il budget. In produzione ottimizza anche la gestione dei progetti e dei costi e la pianificazione della produzione. Nella catena di approvvigionamento, si può facilmente risparmiare tempo e denaro automatizzando ad esempio l'inventario del magazzino con un ERP. Le soluzioni moderne offrono anche dashboard e business intelligence per aiutare nella gestione dell'inventario. I più evoluti permettono anche l'invio di istanze automatiche negli smartphone di chi è interessato giornalmente, settimanalmente o mensilmente a costi, marginalità, saturazione macchinari, fatturato e delta di ogni tipo. Spesso si può comunicare con gli utenti di un ERP con grafici che rendono il dialogo con i dati molto più amichevole.

Sono solo alcuni spunti che dimostrano come una scelta strategica basata su numeri certi elaborati plasmati e analizzati correttamente e nei tempi corretti possa consentire di avere il "controllo del timone in ogni situazione atmosferica".

 

* (Chief Financial Officer per primarie aziende industriali e di servizi, già docente di Matematica finanziaria per l'Università di Bologna)

 

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